Легалізація документів

Консульська легалізація офіційних документів - це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ.

Консульську легалізацію офіційних документів здійснюють:

Управління консульської служби МЗС України
Представництва МЗС України на території Україні
Закордонні дипломатичні та консульські установи України

Увага! Легалізація документів, які визнаються в Румунії та в Україні як офіційні та призначені, відповідно, для використання на території двох держав, не передбачена чинними для України і Румунії двосторонніми договорами.

Вимоги до офіційних документів, які приймаються на легалізацію:

Офіційний документ - це письмове підтвердження фактів та подій, що мають юридичне значення, або з якими чинне законодавство пов’язує виникнення, зміну або припинення прав і обов’язків фізичних або юридичних осіб.
Документи, викладені на двох і більше окремих аркушах, повинні бути прошиті, а аркуші пронумеровані і скріплені підписом та печаткою.
Не приймаються на легалізацію документи, текст яких неможливо прочитати внаслідок пошкодження, такі, що написані чи підписані олівцем або отримані через засоби факсимільного зв’язку, а також документи, у яких уживається декілька мов одночасно.
Підписи посадових осіб та відбитки печаток мають бути чіткими. Посвідчувальний напис повинен бути написаний без підчисток, вільні місця - прокреслені, дописки й інші виправлення - застережені.
Консульська легалізація здійснюється виключно стосовно офіційних документів, які видані за участю органів державної влади чи органів місцевого самоврядування і не розповсюджується на документи міжнародних громадських організацій.
Не приймаються на легалізацію документи, засвідчені посадовими особами, зразків підписів яких немає в Управлінні консульської служби МЗС України, Представництвах МЗС на території України, закордонних дипломатичних установах України.

Консульська посадова особа повинна зберігати таємницю здійснення консульської легалізації офіційних документів.

Увага! Консульська посадова особа, яка здійснює легалізацію відповідного документа, не несе відповідальності за його зміст.

Консульській легалізації не підлягають:

документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування;
документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

Порядок легалізації офіційних документів
Управлінням консульської служби МЗС України

Управління консульської служби МЗС України приймає на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території України органами державної влади та органами місцевого самоврядування або за їх участю і призначені для використання за кордоном.
Управління консульської служби МЗС України легалiзує наступнi документи:

оригiнали офiцiйних документiв нового українського зразка, виданi органами реєстрацiї актiв громадянського стану, засвiдченi обласним управлiнням юстицiї в тiй областi, де вони виданi, управлiнням юстицiї АР Крим, мiським управлiнням юстицiї для мiст Києва та Севастополя, Центральним та Лiвобережним РАГС м. Києва;
оригiнали документiв про освiту мiжнародного зразка легалiзуються у супроводi листа-заявки вищого навчального закладу, що видав документи, засвiдченого у мiнiстерствi, яке курує вiдповiдний навчальний заклад;
копiї, переклади та iншi документи, засвiдченi або виданi державними нотарiусами, засвiдченi в Мiнiстерствi юстицiї України.

Управління Консульської служби не легалiзує документи, складенi на територiї iноземних держав. Такi документи повиннi бути легалiзованi в консульськiй установi України в державi походження документiв. У разi вiдсутностi в країнi походження документiв консульської установи України, iноземнi документи можуть бути легалiзованi Управлінням Консульської служби МЗС України, за умови їх засвiдчення в МЗС країни походження документiв та в консульськiй установi цiєї країни, що представляє її iнтереси в Українi.
Документи вiд фiзичних осiб приймаються на легалiзацiю при наявностi паспорта або iншого документа, що засвiдчує особу, при легалiзацiї довiдок про сiмейний стан обов'язкова наявнiсть загальногромадянського паспорта. В разi необхiдностi здати на легалiзацiю документи, що належать або виписанi на iм'я iншої особи, заявник повинен надати нотарiальне доручення вiд власника документiв. Доручення, видане компетентними органами iноземної держави, повинно бути засвiдчене Консульською установою України, яка дiє в цiй державi.
Документи вiд юридичних осiб приймаються на легалiзацiю у супроводi листа-заявки на бланку з реквiзитами та печаткою, в якому зазначаються перелiк документiв, мета, з якою вони легалiзуються, данi про особу, яка уповноважена здати документи. При необхiдностi пiдтвердити факти, викладенi в документах, що легалiзуються, ДКС МЗС може вимагати пред'явлення додаткових документiв.
Усi громадяни, якi здають документи на легалiзацiю, заповнюють заявку-анкету.
За легалiзацiю справляється консульський збiр, який сплачується пiсля здачi документiв на легалiзацiю безпосередньо в ощаднiй касi, розташованiй в будинку МЗС України:

документи вiд громадян України - 8,5 гривень;
документи вiд юридичних осiб та органiзацiй, що стосуються їх дiяльностi - 85 гривень;
документи вiд осiб, якi не є громадянами України - 17 гривень;
розгляд звернення про легалiзацiю документiв - 8 гривень.

Документи оформлюються на наступний робочий день з дня прийому. За оформлення документiв у термiновому порядку протягом одного робочого дня стягується подвiйний тариф консульського збору.
Вiддiл легалiзацiї документiв Управління Консульської служби працює всi робочi днi:

прийом документiв - 9.00-12.00;
видача легалiзованих документiв - 16.00-17.00;
адреса УКС МЗС: 01018, м. Київ, вул. Велика Житомирська, 2;
телефон для довiдок з питань легалiзацiї: (044) 238-16-69;
факс: (044) 253-94-93.

Консультацiю щодо легалiзацiї можна отримати вiд працiвникiв УКС МЗС у віконцях N1, N2. Вiдповiдальнiсть за достовiрнiсть iнформацiї, отриманої з iнших джерел, УКС МЗС не несе.
Листи до відділу легалізації документів електронною поштою можна надсилати за адресами: cons_sld@mfa.gov.ua та cons_vld@mfa.gov.ua.

Порядок легалізації офіційних документів
закордонними дипломатичними установи України

Закордонні дипломатичні установи України приймають на легалізацію офіційні документи, складені і засвідчені на території держави перебування або консульського округу органами державної влади, до компетенції яких входить проведення процедури консульської легалізації, для їх подальшого використання в Україні.
У разі наявності в країні перебування вимог консульської легалізації документів, які складені та засвідчені в Україні та легалізовані в Управлінні консульської служби МЗС України, консульська посадова особа здійснює консульську легалізацію представлених документів.
Не підлягають консульській легалізації офіційні документи, складені та засвідчені в Україні і які не пройшли попередньо засвідчення в Управлінні консульської служби МЗС України.
Консульська посадова особа засвідчує офіційні документи лише після того, як пересвідчиться у їх відповідності міжнародним договорам України, чинному законодавству України і країни перебування.
У разі виникнення у консульської посадової особи сумніву щодо юридичної сили поданого документа, його оформлення тощо вона може звертатися за роз’ясненням до державних органів країни перебування, за консультацією до юриста, Управління консульської служби Міністерства закордонних справ України.
Консульська посадова особа не може легалізувати офіційні документи і доручення, які видаються іноземними державами, незалежно від того, видаються ці документи на ім’я та на користь громадян України чи іноземних громадян, якщо ці документи призначені для дії на території іншої іноземної держави, а не на території України.
За консульську легалізацію документів, проведену в закордонних дипломатичних і консульських установах України, справляється консульський збір, передбачений відповідними Тарифами консульського збору.

З 22 грудня 2003 року для України набула чинності Гаазька Конвенція 1961 року, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів.

Згідно з положеннями Конвенції скасовується вимога легалізації документів для їх подальшого використання в державах-учасницях цієї Конвенції.

Офіційні документи, які будуть використовуватися на території держав-учасниць Конвенції, мають бути засвідчені спеціальним штампом „Apostille”, проставленим компетентним органом держави, в якій був складений документ.

Увага! Засвідчення спеціальним штампом „Apostille” офіційних документів, складених в Україні та Румунії та призначених для використання на території двох держав, не передбачається.

Інформація, викладена у цій пам'ятці, може змінюватися без попереднього застереження.